Využití analýzy procesů v NFA pro aktualizaci datového modelu a požadavků na správu metadat

Účel – Národní filmový archiv (NFA) plánuje nahradit stávající systémy pro evidenci a správu obsahu novým elektronickým systémem, který bude využívat normu EN 15907:2010 a umožní efektivní popis a správu materiálů filmové i nefilmové povahy. Pro přechod na nový systém je třeba aktualizovat datový model, namapovat na něj stávající strukturu metadat a specifikovat požadavky z hlediska uživatelů. (Nejen) za tímto účelem bylo rozhodnuto provést analýzu procesů spojených se správou obsahu a pohybem informací v instituci.
Design / metodologie / přístup – Analýza procesů byla provedena s využitím metod etnografického výzkumu a procesních diagramů, které byly ve finální podobě zároveň jedním z jejích výstupů. Pro aktualizaci datového modelu a mapování metadat byla využita podrobná specifikace normy EN 15907:2010 a katalogizační principy uvedené v manuálu FIAF, zároveň byla zohledněna zjištění z analýzy procesů v instituci.
Výsledky – Autoři případové studie prezentují praktické aspekty aplikace zvolených metod, jejich omezení a přínosy pro danou instituci. Vizualizace procesních diagramů se ukázaly jako velmi užitečné, jedná se o jednoduchý nástroj, který lze použít při komunikaci, návrhu změn a perspektivně i modelování modifikovaných procesů.
Originalita / hodnota – Příspěvek popisuje komplexní přístup k analýze procesů v instituci, který byl aplikován vlastními silami a vedl ke zhodnocení stávajících postupů a využití získaných informací při přechodu na nový datový model. Poznatky budou využity i při výběru (nebo vývoji) a implementaci nového systému pro evidenci a správu obsahu v NFA. Tento přístup může být přínosný pro paměťové instituce, které se nacházejí v obdobné situaci jako NFA (přechod na nový systém).

Purpose – National Film Archive (NFA) plans to replace existing systems for cataloging and content management with a new electronic system that will be based on the EN 15907:2010 standard and allows for effective description and management of both film and additional materials. For transition to the new system it is necessary to update the actual data model, to map current metadata structures onto a new scheme and to specify user requirements. (Not only) for this purpose it was decided to analyze processes related to content management and information flow within the institution.
Design / methodology / approach – The process analysis was done with the help of ethnographic research methods and process diagrams, the latter can be also considered as one of its outputs. In order to update the existing data model, the detailed EN 15907:2010 standard specification and FIAF cataloging principles were studied and the findings from the process analysis were utilized.
Results – In this case study authors present practical aspects of the application of chosen methods, their limitations and benefits for the given institution are discussed. Visualizations of process diagrams were found to be highly useful, they can be used as a simple tool for communication, change management and prospectively also for modeling of updated processes.
Originality / value – The article describes a complex approach to process analysis, which was applied using the institution's own resources and led to the existing processes assessment. The information gathered is helpful for the transition to the new data model. The knowledge will be also utilized during the development and implementation of a new electronic system in NFA. This approach can be beneficial for memory institutions finding themselves in a similar situation as NFA.